Un samedi de juin, concours en triplette, trente-deux équipes inscrites : sur le papier, l’association sait à peu près combien de personnes viendront. Et pourtant, à 17 heures, la buvette n’a plus de bouteilles d’eau, il reste deux fûts entiers dans la chambre froide du traiteur et le trésorier fait la grimace. Ce scénario n’a rien d’exceptionnel. La buvette d’un concours de pétanque est souvent la principale ressource financière de la journée pour un club, et les mêmes erreurs reviennent d’une saison à l’autre.

Compter les joueurs et oublier tous les autres

Trente-deux triplettes, cela fait quatre-vingt-seize joueurs. Mais un concours attire aussi les accompagnants, les curieux du quartier, les familles qui passent en fin d’après-midi pour les finales. Selon les clubs, le public peut égaler ou dépasser le nombre de joueurs.

La durée compte autant que l’effectif. Un concours qui commence à 14 heures et se termine vers 20 heures n’appelle pas les mêmes quantités qu’une journée complète avec repas de midi. Les besoins se concentrent aussi à des moments précis : les pauses entre les parties, l’attente des tirages, la remise des prix.

Pour une première estimation, il existe des outils en ligne qui permettent de calculer la quantité de bière pour une fête à partir du nombre de personnes et de la durée. Ils donnent un ordre de grandeur utile, qu’il faut ensuite corriger avec l’expérience du club : la chaleur annoncée, la proportion d’enfants, l’heure de fin, les habitudes du public des éditions précédentes.

Sous-estimer l’eau et les boissons sans alcool

C’est l’erreur la plus fréquente, et la plus gênante. Sur un terrain en plein soleil, en juin ou en juillet dans le Sud-Est, les joueurs boivent d’abord de l’eau. Beaucoup conduisent pour rentrer, certains ne boivent jamais d’alcool, et les enfants accompagnent souvent leurs parents.

Une buvette qui manque d’eau fraîche en plein après-midi pose un vrai problème de confort et de sécurité pour les joueurs les plus âgés. Mieux vaut prévoir largement l’eau, les sodas et les jus, quitte à garder un reste, plutôt que l’inverse : ces boissons se conservent longtemps et resserviront au prochain concours.

Choisir le fût sans réfléchir au matériel

Le fût séduit par son prix au verre et par l’image d’une buvette conviviale. Il impose pourtant une logistique : une tireuse, un système de refroidissement, une bouteille de gaz, et quelqu’un qui sache s’en servir. Un fût de 30 litres représente sur le papier 120 verres de 25 cl, mais les premiers verres, la mousse et les réglages en font perdre une partie, surtout quand la personne au tirage change toutes les heures.

Une fois percé, un fût doit être écoulé assez vite. Si la fréquentation est incertaine, les bouteilles ou canettes offrent plus de souplesse : ce qui n’est pas ouvert peut souvent être stocké ou, selon les accords, rendu au fournisseur. Beaucoup de clubs trouvent un équilibre en prenant un ou deux fûts pour le cœur de l’après-midi et des bouteilles en complément.

Oublier la démarche en mairie

Une association qui ouvre une buvette temporaire lors d’une manifestation doit demander une autorisation au maire, et le nombre d’autorisations accordées chaque année à une même association est limité. Les boissons autorisées dans ce cadre sont elles aussi encadrées ; la mairie précise ce qui peut être vendu. Cette demande se fait plusieurs semaines avant le concours, pas la veille.

Le même jour, les règles de base s’appliquent comme partout : pas de vente d’alcool aux mineurs, et pas de service à une personne manifestement ivre. Les bénévoles de la buvette doivent le savoir et se sentir soutenus par le bureau s’ils refusent de servir quelqu’un.

Négliger les verres, la caisse et le froid

Depuis 2020, les gobelets en plastique à usage unique sont interdits. Beaucoup de clubs sont passés aux gobelets réutilisables consignés, ce qui est une bonne solution, à condition d’en avoir assez. Avec une consigne, une partie des gobelets ne revient qu’en fin de journée, et la buvette se retrouve à court au moment des finales. Prévoir nettement plus de gobelets que de personnes présentes en même temps évite d’improviser un lavage au tuyau d’arrosage.

La caisse mérite la même attention. Un système de tickets vendus à une table séparée fluidifie le service : les bénévoles derrière le comptoir ne manipulent pas d’argent et servent plus vite. Un fond de caisse en petite monnaie, un tableau des prix lisible de loin et un moyen de paiement par carte, si le club en dispose, réduisent les files d’attente.

Reste le froid. Les réfrigérateurs domestiques prêtés par les membres ne suffisent jamais à refroidir des dizaines de bouteilles en même temps. Il faut les remplir la veille, prévoir des glacières et de la glace en quantité, et réapprovisionner régulièrement depuis la réserve au lieu de tout sortir d’un coup.

Ne rien noter d’une édition à l’autre

Le président change, le trésorier aussi, et chaque année l’association repart de zéro. Or les données les plus fiables pour prévoir les quantités, ce sont celles du club lui-même : nombre d’inscrits, météo du jour, ce qui a été acheté, ce qui restait le soir. Trois lignes dans un cahier ou un tableur suffisent.

Notez aussi l’heure à laquelle chaque produit a été épuisé. C’est cette information, plus que les quantités totales, qui vous dira l’an prochain s’il fallait plus d’eau à 15 heures ou moins de bière à 19 heures.